Dofinansowanie na zgłoszenie znaku towarowego

Jak zmniejszyć opłaty urzędowe na zgłoszenie znaku towarowego lub wzoru przemysłowego? [AKTUALIZACJA 22.01.2024]

To najczęściej zadawane nam pytanie w latach 2023 i 2022 ma prostą odpowiedź - korzystając z Programu SME FUND dla mikro, małych i średnich przedsiębiorców!! Ten powstały dzięki Komisji Europejskiej fundusz umożliwia uzyskanie zwrotu nawet 75%  opłat urzędowych. Poniżej przygotowaliśmy zestaw niezbędnych informacji o dofinansowaniu. Zapoznaj się z naszym Q&A oraz przygotowanym filmem i podejmij decyzję czy warto przystąpić do programu. 

Do kiedy trwa program SME FUND 2024?

SME FUND rozpoczął się 22 stycznia 2024 roku i potrwa do 6 grudnia 2024. W zeszłym roku, ze względu na ogromną popularność, program zakończył się wcześniej - w listopadzie, nawet mimo tego że budżet programu wynosił aż 25 milionów euro. To pewne, że tegoroczna edycja grantu będzie równie popularna. Jednocześnie jest to trzecia i ostatnia możliwość skorzystania z programu w ramach funduszu MŚP na lata 2022-2024. W dalszym ciągu w procesie przyznawania dotacji duże znaczenie odgrywa kolejność zgłoszeń. 

Od SME FUND 2023 z programu mogą skorzystać również MŚP z Ukrainy

SME FUND 2023 w liczbach

W 2023 roku złożono prawie 33000 wniosków o grant i przyznano ponad 25 milionów euro wsparcia dla podmiotów zgłaszających znaki i wzory. Najwięcej zgłoszeń do programu pochodziło z Hiszpanii (5031). Polska była drugim krajem, pod względem liczby zgłoszeń (4124). Podium najaktywniejszych krajów uzupełniły Włochy (3453). 78.8% biorących udział w programie to mikroprzedsiębiorcy. 78% uczestników ubiegało się o dotację po raz pierwszy. Link do pełnego podsumowania programu TUTAJ

Źródło: https://www.euipo.europa.eu/en/news/sme-fund-closes-with-record-number-of-applicants-in-2023

W ramach SME FUND 2024 możesz ubiegać się również o zwrot opłat za ochronę patentową, usługę IP SCAN czy ochronę odmian roślin. Pełen zakres programu oraz działań dotyczących własności intelektualnej objętych dofinansowaniem znajdziesz  TUTAJ

Ile zyskasz dzięki dotacji SME FUND?

Wszystko zależy od tego gdzie i ile znaków rejestrujesz. Co do zasady program umożliwia zwrot 75% wysokości opłat urzędowych dla znaków zgłoszonych w UE oraz w Polsce. Możesz również uzyskać dofinansowanie do rejestracji znaku w WIPO do 50% wysokości opłat urzędowych. Co ważne nie ma ograniczeń dotyczących ilości wzorów i znaków towarowych.

Maksymalna kwota do wykorzystania to 1000 euro na podmiot. 

Przykład 1.
Zgłaszasz jeden znak towarowy w Polsce. Będzie on rejestrowany w jednej klasie towarowej. Uzyskasz 75% zwrotu z 450zł/(400 zł zgłoszenie elektroniczne) opłaty zgłoszeniowej i 75% zwrotu z opłaty za 10 letni okres ochronny i publikację, czyli: 
Otrzymasz 105 euro dofinansowania ~700 zł zwrotu
Do zapłaty za znak pozostanie~240 zł

Przykład 2.
Zgłaszasz jeden znak towarowy w UE. Będzie on rejestrowany w dwóch klasach towarowych. Uzyskasz 75% zwrotu z 900 euro czyli około 675 euro.
Otrzymasz 675 euro dofinansowania 
Do zapłaty za znak pozostanie 225 euro

Przykład 3. 
Zgłaszasz trzy znaki: Jeden w Polsce w jednej klasie, dwa w UE w dwóch klasach. Uzyskasz 1000 euro dofinansowania (675 euro dla jednego znaku zgłoszonego w UE, 325 euro dla drugiego znaku zgłoszonego w UE. Trzeci znak będzie trzeba opłacić w całości - nie mieści się on w kwocie przyznanej pomocy) czyli:
Otrzymasz 1000 euro dofinansowania 
Do zapłaty pozostanie 800 euro za znaki UE i 940 zł za znak PL

Przykład 4. 
Zgłaszasz cztery wzory przemysłowe w UE. W takim przypadku opłaty urzędowe wyniosą 875 euro.
Otrzymasz 656 euro dofinansowania 
Do zapłaty pozostanie 144 euro 

Przed złożeniem wniosku o dofinansowanie sprawdź czy Twój znak towarowy lub wzór przemysłowy ma szansę na uzyskanie ochrony i ustal odpowiednią strategię zgłoszeniową.

Jaki jest całkowity budżet programu?

Na usługi związane z rejestracją znaków towarowych i wzorów przemysłowych, SME FUND 2024 przewiduje budżet o wysokości 20 milionów euro. Ubiegłoroczna edycja programu posiadała 25 milionowy budżet.

Szczegółowy wykaz opłat które podlegają rozliczeniu w SME FUND 2024 znajdziesz tutaj

Kto może uzyskać dofinansowanie SME FUND?

Z dofinansowania mogą skorzystać:

• mikroprzedsiebiorcy (zatrudniający do 10 pracowników) mający do 2mln euro rocznego obrotu
• mali przedsiębiorcy (zatrudniający do 50 pracowników) mający do 10mln euro rocznego obrotu
• średni przedsiębiorcy (zatrudniający do 250 pracowników) mający do 50mln euro rocznego obrotu

W skrócie, jeżeli prowadzisz: jednoosobową działalność gospodarczą, masz jakąkolwiek spółkę prawa handlowego lub działasz w ramach spółki cywilnej możesz ubiegać się o dofinansowanie.

Siedziba przedsiębiorstwa musi znajdować się w UE lub na Ukrainie.

Kto nie uzyska dofinansowania SME FUND?

Pełny katalog wykluczeń z programu dostępny jest tutaj. Przykładowo, o dofinansowanie SME FUND nie mogą starać się:

• Podmioty znajdujące się w stanie upadłości.
• Podmioty, dla których prawomocnym wyrokiem stwierdzono naruszenia dotyczące podatków lub składek na ubezpieczenie społeczne.
• Podmioty naruszające prawo własności intelektualnej.
• Podmioty próbujące pozyskać poufne informację w celu zbudowania przewagi rynkowej.
• Osoby fizyczne
• Fundacje i stowarzyszenia nieprowadzące działalności gospodarczej

MŚP otrzymają dofinansowanie tylko jeżeli prowadzą działalność gospodarczą a organ/organy publiczne kontrolują mniej niż 25% ich kapitału lub praw głosu. Dofinansowania nie uzyskają również osoby fizyczne.  

Kto w firmie może składać wniosek o dofinansowanie?

Wniosek o dofinansowanie powinien złożyć:

• Właściciel/Prezes zarządu spółki
• Pracownik przedsiębiorstwa, który ma do tego upoważnienie
• Przedstawiciel zewnętrzny/Pełnomocnik

Jakie dokumenty muszę mieć żeby zgłosić się do SME FUND 2024?

1. Potwierdzenie posiadania nr VAT lub zaświadczenie o posiadaniu krajowego numeru rejestracji NIP:
Wzór dokumentów akceptowanych przez Urząd: LINK 

2. Zaświadczenie z banku o posiadaniu konta firmowego zawierające: 

• Nazwę banku
• Kod Swift/Bic
• Nazwę posiadacza rachunku
• Międzynarodowy numer rachunku bankowego (IBAN) 

Wzór dokumentu akceptowanego przez Urząd

Wskazany rachunek bankowy musi przyjmować walutę w euro oraz przelewy bankowe SEPA.

3. Opcjonalnie - Wniosek Przedstawiciela Zewnętrznego 

Jeżeli MŚP ma być reprezentowane prawnie przez osobę trzecią/swojego przedstawiciela, należy dołączyć odpowiednie, podpisane oświadczenie. Link do pobrania oświadczenia znajdziecie TUTAJ.

Przesłane dokumenty muszą mieć format PDF i nie mogą być zabezpieczone hasłem.

Na moim zaświadczeniu z banku brak jednej z powyższych informacji

W przypadku braków formalnych lub wątpliwości, Urząd może wezwać do uzupełnienia/dosłania potrzebnych danych. Poprawność danych ułatwia proces oceny wniosków. Warto zadbać o to, żeby przedstawiane przez Ciebie dokumenty spełniały wymagania programu.

Dokumenty muszą być czytelne. Zwróć uwagę na jakość przesyłanych dokumentów ponieważ są one weryfikowane przy sprawdzaniu wniosku i wypłacie grantu.

Korzystałem z innych dotacji UE. Czy mogę wziąć udział w programie SME FUND?

Jeżeli dotacje z których skorzystałeś nie dotyczyły tych samych/podobnych działań co Program SME FUND, możesz wziąć w nim udział.

Podczas wnioskowania o przyznanie grantu musisz potwierdzić, że SME FUND to jedyny program pomocy finansowej UE przy zgłoszeniu znaków/wzorów, z którego skorzystasz na ten cel. Fałszywe deklaracje mogą skutkować grzywną i wykluczeniem z przyszłego finansowania.

Na co powinienem zwrócić uwagę przed złożeniem wniosku?

Pamiętaj o tym, że grant, który otrzymasz ma określony termin ważności (2 miesiące plus kolejne dwa jeżeli go przedłużysz) Zalecamy zgłoszenie się do programu w momencie, w którym ustalisz strategię swojego zgłoszenia (będziesz wiedział co i w jaki sposób chronić) Dzięki takiemu podejściu z pewnością zdążysz rozliczyć swoją dotację prawidłowo.

Pilnuj terminów. Początkowo grant jest ważny dwa miesiące. Żeby go przedłużyć musisz zalogować się na konto i wybrać odpowiednią opcję. Dofinansowanie nie jest przedłużane automatycznie!!!

Mam już wymagane dokumenty, jak wygląda proces zgłoszenia?

Pierwszy krok to założenie konta użytkownika w EUIPO. Możesz zrobić to pod TYM LINKIEM. Następnie, należy utworzyć konto na stronie: https://euipo.europa.eu/sme-fund/pl/user/login i wypełnić wniosek zgłoszeniowy dołączając wymagane przez program dokumenty. Po dokonaniu zgłoszenia otrzymasz odpowiednie potwierdzenie.

WAŻNE: Dane konta EUIPO i konta SME FUND powinny być takie same. Bony dotacyjne nie mogą być przenoszone między użytkownikami. Osoba wskazana przy tworzeniu kont, będzie jedyną osobą uprawnioną do zarządzania dofinansowaniem i składania wniosków.

Czy mogę skorzystać z szybszego trybu składania wniosku FAST TRACK?

Jeśli brałeś już udział w poprzedniej edycji programu, przy składaniu wniosku możesz skorzystać ze specjalnego, szybszego trybu FAST TRACK. Wtedy też, wystarczy zalogować się na konto programu SME i wypełnić wniosek o udział w tegorocznym programie. Korzystając z FAST TRACKA zwróć uwagę na to czy dokumenty które znajdują się w systemie są nadal aktualne!!!

Przy zgłoszeniu zwróć szczególną uwagę na podawany adres e-mail i numer telefonu. Cała korespondencja (przykładowo decyzja o przyznaniu grantu czy wezwania do uzupełnienia braków) jest przesyłana elektronicznie.

Złożyłem wniosek. Ile czasu będę czekał na decyzję Urzędu?

Urząd zbiera zgłoszenia do programu z tygodnia (datą graniczną jest piątek) Możesz spodziewać się decyzji o wyniku postępowania zwykle w ciągu 10 dni roboczych od daty granicznej. Decyzja o przyznaniu grantu jest przesyłana drogą elektroniczną. Informacje o przyznanym bonie znajdziesz również na swoim koncie, które utworzyłeś podczas rejestracji do programu. Jeżeli po dokonaniu zgłoszenia nie otrzymałeś żadnego maila, warto skontaktować się z urzędem poprzez wiadomość mailową wysłaną na adres: [email protected].

Uwaga! Jeżeli Twoje zgłoszenie będzie zawierało błędy, Urząd może wymagać od Ciebie uzupełnienia dokumentacji lub wyjaśnień. Warto sprawdzać swoją pocztę elektroniczną i folder spam, żeby jak najszybciej dokonać ewentualnej odpowiedzi.

Otrzymałem dofinansowanie, co dalej?

Gratulacje!!! Teraz powinieneś złożyć wniosek o rejestrację znaku towarowego/wzoru przemysłowego. Pamiętaj o tym, żeby pilnować terminów! Od momentu przyznania dotacji masz 2 miesiące na zgłoszenie znaku i złożenie wniosku o zwrot środków (termin ten można przedłużyć o 2 miesiące) Co ważne, najpierw, musisz opłacić zgłoszenie znaku ze swoich środków. Dopiero po tym Urząd będzie mógł zwrócić Ci pieniądze za znak.

Zanonimizowany bon dotyczący znaków towarowych i wzorów przemysłowych w programie SME FUND 2023

Jak wygląda decyzja o przyznaniu dofinansowania?

Przykładową decyzję o przyznaniu dofinansowania do rejestracji znaku/wzoru przemysłowego znajdziesz tutaj LINK

Kiedy mogę złożyć wniosek o zwrot środków za zgłoszenie znaku?

Możesz złożyć wniosek o zwrot środków, jeżeli masz dowód opłaty zgłoszeniowej za znak oraz potwierdzenie dokonania zgłoszenia oznaczenia (pamiętaj o tym, żeby zgłosić swoje znaki/wzory po otrzymaniu potwierdzenia pozyskania grantu)

• We wniosku o zwrot środków w UE musisz podać numer i datę zgłoszenia
• We wniosku o zwrot środków w PL musisz podać numer i datę zgłoszenia, potwierdzenie dokonania zgłoszenia, potwierdzenie dokonania opłaty za znak

Urząd zwraca pieniądze w ciągu miesiąca od momentu złożenia wniosku o rozliczenie.  

W ten sposób uruchamiasz również kolejny etap programu (tzw okres realizacji) Trwa on 6 miesiecy i to właśnie w jego trakcie możesz dokonać kolejnych rozliczeń (przykładowo związanych z opłatą za 10 letni okres ochronny czy dotyczących nowego zgłoszenia) 

W przypadku zgłoszenia znaku krajowego pamiętaj o tym, że możesz złożyć wniosek o rozliczenie opłaty za 10 letni okres ochronny i publikację znaku (czyli za opłaty wymagane w decyzji warunkowej)

Czy mogę wycofać się z programu?

Jest to możliwe:

• Na wczesnym etapie po złożeniu wniosku - do momentu przyznania dotacji. W wypadku rezygnacji należy wysłać e-mail na adres [email protected] wraz z numerem referencyjnym wniosku.
• Po otrzymaniu dotacji - na wniosek przedsiebiorstwa. W takim przypadku, zrzekamy się bonu i bezpowrotnie tracimy szansę na wykorzystanie pozostałych przyznanych środków. Zamykamy sobie również możliwość ponownego złożenia wniosku o dotację SME FUND w roku 2024. 

Kiedy bon SME FUND 2024 wygasa?

• Jeżeli nie złożysz wniosku o zwrot kosztów w ciagu 2 (lub 4 miesięcy jeżeli przedłużysz grant) miesięcy od jego otrzymania
• W momencie zakończenia okresu realizacji bonu (6 miesięcy od momentu złożenia wniosku o pierwszy zwrot)

Jeżeli aktywowałeś bon (przykładowo: rozliczyłeś opłaty za zgłoszenie znaku krajowego) a Twoje dofinansowanie wygasło (przykładowo: zapomniałeś zawnioskować o zwrot środków np: za opłaty związane z decyzją warunkową), pamiętaj, że masz dodatkowe 7 dni (liczone od dnia zakończenia bonu) na złożenie zaległych wniosków. Opłaty, o których rozliczenie zawnioskujesz, muszą być jednak wykonane w czasie, w którym bon był aktywny.

• Na wniosek przedsiębiorstwa

Jeżeli wykorzystałeś już swoje dofinansowanie i nie planujesz korzystać z pozostałych środków, możesz zrezygnować ze swojego bonu. W ten sposób pozostałe środki wrócą do budżetu Funduszu szybciej.

Mam problem z moim zgłoszeniem w SME FUND 2024

Jeżeli potrzebujesz konsultacji w sprawie Twojego dofinansowania, możesz skontaktować się z centrum informacyjnym EUIPO:

• adresy mailowe: [email protected]/[email protected]
• Telefon: +34 965139100

W SME FUND 2023 odmówiono mi przyznania dofinansowania. Czy mogę starać się o grant SME FUND 2024?

Tak. Jeżeli w tym roku spełniasz warunki programu możesz starać się o dofinansowanie.

Zgłosiłem znaki przed przystąpieniem do SME FUND 2024. Co teraz?

Znaki zgłoszone przed otrzymaniem decyzji o przyznaniu grantu nie mogą być rozliczone w ramach dofinansowania. 

Otrzymałem sprzeciw do znaku - czy muszę oddać dotację SME FUND 2024?

Nie. Dotacja nie jest uzależniona od wyniku rejestracji. Pamiętaj o tym, że w przypadku sprzeciwu do znaku krajowego, ze względu na trwające postępowanie, ciężko będzie Ci uzyskać zwrot za drugą część opłat.

Otrzymałem odmowę rejestracji znaku - czy muszę oddać dotację SME FUND 2024?

Nie. Dotacja nie jest uzależniona od wyniku postępowania zgłoszeniowego. Jeżeli od dawna zastanawiasz się nad zgłoszeniem znaku towarowego, któremu może nie zostać przyznana ochrona np ze względu na jego dość opisowy charakter, możesz wykorzystać dotację do takiego sprawdzianu. Pamiętaj jednak, że Urząd może odmówić rejestracji znaku aż do momentu wydania decyzji o jego warunkowej ochronie.

Gdzie znajdę więcej informacji o programie SME FUND 2024?

Poniżej znajdziesz najbardziej potrzebne linki:

• Ogólne informacje o programie SME FUND znajdziesz pod tym linkiem.
• Zaproszenie do składania wniosków: link 
• Sekcja najczęściej zadawanych pytań link. 

Potrzebujesz pomocy w pozyskaniu i rozliczaniu dofinansowania?

Pomagamy naszym klientom w uzyskaniu oraz rozliczaniu dofinansowania. Zapraszamy do bezpośredniego kontaktu z nami za pomocą poniższego formularza oraz do obejrzenia przygotowanego przez nas filmu dotyczącego programu. 

Często zadawane pytania 

Czy z programu SME FUND 2024 mogą skorzystać osoby nieprowadzące działalności gospodarczej?

Niestety nie. Program SME FUND skierowany jest wyłącznie do mikro, małych i średnich przedsiębiorców prowadzących działalność gospodarczą, posiadających numer VAT lub NIP oraz mających konto bankowe związane z prowadzoną działalnością.

Otrzymałem dotację SME FUND w 2023 roku. Czy mogę ubiegać się o nią w 2024?

Tak. Jeżeli uzyskałeś dotację w 2023 roku czy 2022 roku i chcesz otrzymać ją ponownie, możesz to zrobić. 

Moja dotacja SME FUND 2024 wygasła. Czy mogę złożyć wniosek ponownie?

Niestety nie. Możesz ubiegać się o jedno dofinansowanie rocznie. Będziesz mógł ponownie złożyć wniosek w kolejnym roku, jeżeli program zostanie ponownie uruchomiony.

Czy w ramach SME FUND 2024 rozliczę również koszt obsługi prawnej kancelarii?

Niestety nie. W ramach programu SME FUND otrzymasz zwrot środków związanych z opłatami urzędowymi przy zgłoszeniu znaków krajowych, unijnych i międzynarodowych. Nie rozliczysz w nim kosztów związanych z obsługą prawną.

Mam kilka firm. Czy każda z nich może otrzymać grant?

Tak. Zasada jest prosta. Każda działalność może uzyskać jedno dofinansowanie jeśli spełni warunki programu.

Czy mając przyznaną dotację SME FUND 2024 otrzymam z góry 1000 euro?

Nie. Program dotacyjny nie polega na tym że osoby uczestniczące w programie dostają 1000 euro ”do ręki”.  SME FUND umożliwia uzyskanie zwrotu 75% opłat związanych z rejestracją dowolnej liczby znaków i wzorów przemysłowych. Najpierw jednak należy dokonać opłaty za znaki z własnych środków a następnie złożyć wniosek o zwrot. Maksymalny poziom zwrotu to 1000 euro.

Czy program SME FUND powróci za rok?

Aktualnie nie ma żadnych informacji odnośnie SME FUND 2025, choć nie jest to wykluczone.